TỔ CHỨC HỌP LỚP

Để tổ chức buổi họp lớp thành công, ý nghĩa cũng khó khăn hơn khi mà giờ đây mỗi người đều có cuộc sống riêng, và hầu hết sống cách xa nhau. Vì thế HNS MEDIA với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện & team building sẽ gợi ý cho bạn quy trình tổ chức họp lớp chi tiết, ý nghĩa sao cho đông đủ thành viên tham dự hay  chương trình hấp dẫn, ý nghĩa nhất.

Tổ chức họp lớp có lẽ là buổi hội nghị duy nhất mà không có cấp trên, cấp dưới, không có thưa gửi, không có bài phát biểu, mà chỉ có những người bạn thân thiết, từng học tập cùng nhau, thậm chí ăn chung, ở chung trong nhiều năm trời.
              

Ngay sau đây, chúng tôi sẽ gợi ý cho bạn quy trình tổ chức sự kiện họp lớp cũ cơ bản, sở hữu đặc trưng tiêu biểu của mỗi lớp học để giúp bạn có sự kiện tổ chức họp lớp đơn giản và ý nghĩa nhất.

Đây là công việc đầu tiên phải làm của tất cả các thành viên khi muốn tổ chức sự kiện họp lớp. Họ là những người được số đông bầu ra để lên kế hoạch, chịu trách nhiệm lên nội dung, thực hiện hậu cần, kiểm soát ngân quỹ,.. Đây là những người liên hệ trực tiếp với đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, là người kết nối giữa các thành viên với nhau, và là những người cung cấp thông tin chính thống về sự kiện.

Để sáng tạo ra ý tưởng, chủ đề chính sử dụng trong sự kiện, bạn có thể chọn những chủ đề gắn liền với thời điểm bạn sinh sống, kỉ niệm đã từng trải qua cùng nhau, hoặc gợi nhớ đến người giáo viên mà bạn yêu quý.

Thực hiện tốt công việc này sẽ giúp người tổ chức event họp lớp nắm rõ số lượng thành viên tham gia, cách thức liên hệ. Đồng thời từ đây cũng có thể tìm hiểu lý do những thành viên không thể tham gia và giúp cho ban tổ chức dễ dàng đặt dịch vụ và kiểm soát tốt ngân sách.

Đặc biệt khi lên danh sách người tham gia bạn cũng đừng quên mời giáo viên chủ nhiệm lớp nhé. Đây là thành phần khách mời không thể thiếu khi tổ chức gặp mặt họp lớp.

Về thời gian tổ chức họp lớp bạn nên chọn vào khoảng thời gian mọi người được nghỉ dài  từ 3 – 4 ngày, hoặc khéo léo hơn có thể chọn tổ chức họp lớp vào các dịp kỉ niệm thành lập trường, thành lập khoa,..

Đối với địa điểm tổ chức sự kiện, bạn có thể thống nhất kịch bản tổ chức họp lớp tập trung tại cổng trường sau đó các thành viên sẽ di chuyển đến một nhà hàng, trung tâm tổ chức sự kiện…  nào đó đã đặt trước để tham gia vào chương trình họp lớp.

có thể chọn đến nhà giáo viên chủ nhiệm, hoặc về quê một thành viên trong lớp, nơi có không khí trong lành để tổ chức họp lớp kết hợp cùng dã ngoại. Tuy nhiên, địa điểm tổ chức họp lớp này cần đảm bảo có khoảng cách phù hợp so với địa điểm tập trung ban đầu.

Hơn nữa, xu hướng tổ chức họp lớp ngày nay cho thấy, hầu hết các thành viên trong lớp đều mong muốn tổ chức chương trình họp lớp đơn giản, đầm ấm, gắn kết mọi thành viên và có cơ hội hàn huyên chuyện cũ. Vì thế, ý tưởng tổ chức team building kết hợp cùng họp lớp được xem là cách làm “2 trong 1” vô cùng hữu hiệu giúp các thành viên trong lớp có cơ hội gặp gỡ chuyện trò, vận động khả năng tư duy và gắn kết thành viên trong lớp sau quãng thời gian xa cách.
             

Để có chương trình họp lớp thành công ấn tượng, bạn sẽ cần chuẩn bị, sắp xếp các hạng mục sau:

• Trang trí sân khấu tổ chức: banner, băng rôn, khẩu hiệu…

• Kiểm tra dụng cụ, thiết bị: âm thanh, ánh sáng

• Kiểm tra không gian ăn uống: các loại đồ ăn nhẹ như bánh kẹo, nước ngọt, trà, cà phê…

• Kiểm tra lại đạo cụ cần thiết nếu chơi trò chơi sự kiện

• Đến trường học thăm thầy cô, ôn lại kỉ niệm cũ

• Các thành viên và giáo viên chủ nhiệm gặp mặt, di chuyển đến địa điểm tổ chức họp lớp

• MC hoặc thành viên lớp phát biểu lý do, gửi lời cảm ơn

• Xem lại video hoặc hình ảnh gợi nhớ kỉ niệm của các thành viên

• Cả lớp dùng tiệc, trò chuyện và hát hò

• Tham gia các trò chơi vui nhộn (nếu có)

• Tặng quà lưu niệm cho giáo viên chủ nhiệm và các thành viên trong lớp

• Hát những bài hát về mái trường, thầy cô, bạn bè cùng nhau

• Ban tổ chức quyết toán và thực hiện thu ngân sách

• Chào tạm biệt
              

Họp lớp tưởng như đơn giản mà không đơn giản chút nào, sau đây là vài lưu ý bạn cần quan tâm trước khi lên quy trình họp lớp nhé!

Như các bạn đã biết, từ bé đến lớn mỗi chúng ta đã trải qua học tập qua rất nhiều lớp. Từ lớp mầm non, cấp 1, THCS, THPT và hay cho đến lớp đại học, thậm chí là lớp học thêm, lớp học lái xe,… Chính vì thế việc chọn lớp để họp sao cho phù hợp là điều nên lưu ý.

Khi chúng ta ở lứa tuổi quá nhỏ như mầm non, tiểu học chưa cảm nhận được nhiều tình cảm bạn bè, và những kỉ niệm cũng không còn nhớ rõ thì việc họp lớp cũng trở nên khó khăn hơn, thậm chí chúng ta còn khó nhớ hết được tất cả các thành viên học cùng lớp lúc đó.

Lớp THCS, THPT có lẽ là sự lựa chọn thích hợp của nhiều người, vì đó là thời gian có những tình cảm, kỉ niệm trong sáng, đáng nhớ nhất của tuổi học trò, là lứa tuổi “nhất quỷ, nhì ma, thứ ba học trò” thực sự để lại nhiều dấu ấn trong lòng mỗi người. Vì thế kêu gọi họp lớp của những lớp này cũng dễ dàng và “bá đạo” hơn.

Lớp Trung cấp, Cao đẳng, Đại Học,.. mặc dù hầu hết ở xa nhau, tuy nhiên đây cũng là lớp được nhiề người lựa chọn tổ chức họp lớp sau khi đã ổn định công việc, gia đình.

Khi đã tốt nghiệp không phải ai cũng có công việc, thu nhập ổn định, thuận lợi, vì vậy những người tổ chức sự kiện họp lớp cần tìm hiểu cụ thể về công việc cũng như thu nhập của mỗi thành viên, từ đó đưa ra mức kinh phí tổ chức họp lớp phù hợp.

Điều này nghe có vẻ không liên quan nhưng đây là yếu tố thực sự quan trọng và quyết định đến số lượng thành viên tham gia họp lớp. Thường khi đã tốt nghiệp các trường trung cấp, cao đẳng, đại học người ta thường chọn họp lớp khoảng 5 – 10 năm 1 lần, còn chọn khoảng thời gian ngắn để gặp nhau thường là những nhóm bạn chơi thân và ở gần nhau.

Đây là phần lưu giữ kỉ niệm sau mỗi lần họp lớp, vì thế bạn chỉ cần chọn những món quà đơn giản như cái áo, cái mũ, cái cốc,.. có in chữ, hình của lớp, hay những chậu xây nhỏ xinh,… là đủ rồi.

Trên đây là gợi ý về quy trình tổ chức họp lớp của HNS MEDIA – công ty tổ chức sự kiện & team building hàng đầu hiện nay. Chúng tôi luôn mong muốn bạn sẽ tổ chức họp lớp thành công và ý nghĩa, vì vậy khi bạn cần hỗ trợ về ý tưởng cũng như cần hỗ trợ để có sự kiện tổ chức họp lớp ấn tượng hãy liên hệ đến HNS MEDIA để được tư vấn miễn phí.