HƯỚNG DẪN TỔ CHỨC LỄ KỶ NIỆM NGÀY THÀNH LẬP CÔNG TY THẬT CHUYÊN NGHIỆP
Sự kiện kỷ niệm ngày thành lập công ty là ngày đánh dấu ngày công ty được thành lập, kỷ niệm mốc đánh dấu bước trưởng thành phát triển công ty. Ngoài ra đó cũng là dịp để doanh nghiệp có dịp bày tỏ tri ân khách hàng, đối tác và dịp cảm tạ sự đóng góp của tập thể nhân viên trong công ty.
Vậy để tổ chức thành công lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, chúng ta nên chuẩn bị như thế nào? Tổ chức ra sao?
Các chuyên gia tổ chức sự kiện HNSMEDIA hướng dẫn tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty thật chuyên nghiệp.
I. XÁC ĐỊNH CHỦ ĐỀ CHƯƠNG TRÌNH:
Để tổ chức sự kiện kỷ niệm ngày thành lập công ty, bên cạnh các vấn đề cần chuẩn bị nhân sự, chuẩn bị tài chính thì việc nội dung chương trình sẽ là linh hồn giúp chương trình thành công.
Xác định chủ đề của buổi lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty giúp chúng ta dễ dàng lên ý tưởng tổ chức. Việc xác định chủ đề giúp chương trình có nội dung xuyên suốt, ý tưởng độc đáo.
Để lên ý tưởng của chương trình, theo lời khuyên từ chuyên gia tổ chức sự kiện HNSMEDIA chúng ta có thể: dựa vào thành quả của công ty sau chừng đó năm hoạt động, kế hoạch trong thời gian tới, màu sắc logo, sản phẩm công ty, hoặc ngày tháng, số năm thành lập công ty, doanh nghiệp để kết nối, sáng tạo ý tưởng để truyền tải trong xuyên suốt sự kiện
II. XÂY DỰNG KỊCH BẢN CHƯƠNG TRÌNH:
Sau khi chúng ta có chủ đề của chương trình. Việc xây dựng kịch bản sẽ được phát triển chi tiết và thật chỉnh chu.
Thông thường một kịch bản chương trình dựa trên các yếu tố văn hóa của doanh nghiệp để tạo nên một chương trình có tính chất đặc thù, riêng biệt của doanh nghiệp.
Việc lựa chọn một kịch bản phù hợp & chuẩn bị các phương án dự phòng để back up chương trình là Ban Tổ Chức nên lưu ý, cẩn trọng suy xét để tránh các sự cố rủi ro không nên có.
III. LỰA CHỌN ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC:
Địa điểm cũng đóng góp một phần quan trọng trong việc xây dựng kịch bản, lên ý tưởng chương trình.
Việc lựa chọn địa điểm tổ chức nên xem xét các yếu tố:
Địa điểm nằm trong khu vực thuận lợi cho khách mời di chuyển đến tham dự tiệc.
Thông thường địa điểm tổ chức sang trọng sẽ gây được ấn tượng cho người tham dự nhưng điều này phụ thuộc vào ngân sách của từng doanh nghiệp. Nên việc lựa chọn địa điểm đáp tiêu chuẩn và phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp là điều nên cân nhắc.
Sau khi đã lựa chọn địa điểm phù hợp với tiêu chí của chương trình sự kiện kỷ niệm ngày thành lập công ty. Chúng ta bắt đầu làm việc để khách sạn tư vấn chúng ta room và lựa chọn menu, loại tiệc set menu, buffee, canapé...
Chúng ta cũng cần trao đổi với khách sạn/ trung tâm tiệc để sắp xếp công tác tổ chức đón tiếp, phục vụ sao cho thật chu đáo, làm cho khách hài lòng.
IV. THỜI GIAN TỔ CHỨC BUỔI LỄ:
Sau khi đã lựa chọn được khung giờ, thời gian tổ chức sự kiện kỷ niệm ngày thành lập công ty, chúng ta cần có thời gian để chuẩn bị các công tác: thiết kế sân khấu, photobooth, standee,…, in ấn thư mời, sản xuất các vật phẩm trang trí phục vụ tại sự kiện, sắp xếp định vị chổ ngồi cho khách mời, nhân viên….
Việc tổ chức cần được lên thời gian thật kỹ lưỡng, chi tiết và thực hiện nghiêm túc theo kịch bản chương trình và không bị bỏ sót các hạn mục quan trọng:
Thời gian & thời lượng đón khách,
Thời gian & thời lượng cho tiết mục opening (thời gian khai mạc diễn ra chương trình)
Thời gian & thời lượng phát biểu của đại diện Ban Giám Đốc
Thời gian chúc mừng sinh nhật công ty.
Trao quà tri ân khách hàng/ tuyên dương nhân viên công ty…
Ngoài ra, còn có & thời lượng cho các tiết mục giải trí.
V. LÊN DANH SÁCH KHÁCH MỜI VÀ GỬI THIỆP MỜI:
Lên danh sách khách mời và lựa chọn thời điểm gởi thiệp mời đến khách tham dự là một phần nên chú trọng. Chúng ta cần lựa chọn thời gian đủ đến khách hàng có thời gian sắp xếp công việc để có thể tham dự tiệc. Đồng thời, chúng ta không nên gửi thiệp cách ngày tổ chức quá xa, dễ làm cho khách bị lãng quên.
Việc take care, gọi điện nhắc nhở tiệc vào trước ngày diễn ra 1 ngày để chúng ta chắc chắn hơn để khách không bị bỏ lỡ bữa tiệc và cũng là cách chúng ta muốn truyền tải thông điệp hiếu khách.
Đối với nhân viên công ty, chúng ta cũng không nên bỏ qua việc mời chính thức nhân viên về tham dự tiệcsự kiện kỷ niệm ngày thành lập công ty. Việc mời này, thể hiện sự trân trọng của công ty với nhân viên và giúp nhân viên có thể chủ động sắp xếp công việc để tham dự đông đủ, đúng giờ và có các công tác hổ trợ (nếu có).
V. QUÀ TẶNG:
Thường các công ty ưu tiên lựa chọn những phần quà là sản phẩm của doanh nghiệp để tặng cho khách hàng, nhân viên sau khi khách tham dự ra về.
Việc chuẩn bị quà tặng sao cho xinh xắn, gói cẩn trọng, và là món quà được nhiều người yêu thích, đúng với nhu cầu của khách là điều mà Ban Tổ Chức nên suy xét sao cho ý nghĩa.
VI. REHEARSAL / CHẠY CHƯƠNG TRÌNH:
Để tránh chương trình xảy ra những rủi ro, trước khi chương trình diễn ra, chúng ta cần một buổi tầm 2-3 tiếng để kiểm tra và tổng duyệt chương trình.
Chương trình tổng duyệt là sự phối hợp của âm thanh, ánh sáng, màn hình led, ca sĩ, nhóm múa, đại diện phát biểu……thật nhịp nhàng và theo đúng trình tự kịch bản.
Nhằm giúp các bạn hệ thống lại một lần nữa trình tự chương trình sự kiện thành lập công ty gồm các nội dung như sau:
Lên kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty: Ngân sách, số lượng khách mời
Chọn đơn vị tổ chức hoặc tự làm.
Chọn thời gian, địa điểm tổ chức.
Lên checklist các hạn mục cần chuẩn bị cho sự kiện.
Xây dựng concept chương trình, kịch bản cho sự kiện.
Sản xuất: lên kế hoạch sản xuất các marterial trong chương trình như: quay dựng clip nhà máy, nhân viên, thiết kế & sản xuất các vật phẩm quảng cáo sữ dụng tại sự kiện như: thư mời, sân khấu, quầy kê, photobooth….
Lên danh sách khách mời và gửi thiệp mời.
Chọn & chuẩn bị quà tặng, chọn menu món ăn, thức uống.
Danh sách nhân viên khen thưởng, đại lý vinh danh.
Danh sách nhân viên phụ trách chính sự kiện và bộ phận hậu cần
Tổng duyệt chương trình/rehearsal
Sự kiện diễn ra.
Chúng tôi cũng khuyên các công ty nếu không có kinh nghiệm nhiều trong việc tổ chức thì nên nhờ một đơn vị tổ chức sự kiện phụ trách công tác tổ chức để có một sự kiện thật chuyên nghiệp.
Bên cạnh đó, có một vấn đề chúng tôi xin bật mí với các công ty: đa số các công ty đều lo ngại mời công ty sự kiện sẽ tốn chi phí lớn. Tuy nhiên, các công ty sự kiện luôn có những concept chương trình uyển chuyển và tính toán, cân đối chi phí mà các doanh nghiệp có, các công ty sự kiện còn được những đặc quyền, giá ưu đãi khi làm việc với địa điểm tổ chức, cat-xe ca sĩ.....so với khách hàng trực tiếp. vậy nên, đừng ngần ngại khi liên hệ với một đơn vị sự kiện chuyên nghiệp mà các công ty tin tưởng.
HNSMEDIA có gần 10 năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực tổ chức sự kiện, tư vấn chiến lược, triển khai các hoạt động marketing 360, marketing digital, sản xuất vật phẩm quảng cáo, showroom...
HNSMEDIA với thế mạnh về đội ngũ nhân sự trẻ, sáng tạo, nhiệt huyết, năng động được nhiều khách hàng tin tưởng lựa chọn. Chúng tôi tự hào là lựa chọn ưu tiên đồng hành trong các cột mốc quan trọng của quá trình đi lên của doanh nghiệp.